Der Business Case für ein TMS passt auf eine Seite

Die Einsparungen sind mechanisch, nicht magisch

Ein TMS schafft keinen Mehrwert durch eine mysteriöse Transformation Ihres Unternehmens. Es schafft Mehrwert, indem es Aufgaben um Minuten und Touren um Kilometer verkürzt. Das klingt weniger aufregend als „digitale Transformation“, hat aber einen entscheidenden Vorteil: Man kann es messen. Wenn man den Prozess eines Transportauftrags in den meisten Betrieben aufschlüsselt, ergeben sich fünf Bereiche:

• ‍Auftragsmanagement. Aufträge, die per E-Mail, Telefon, Fax oder Portal eingehen und manuell in ein System übertragen werden. Adressdaten, die nachgeschlagen und korrigiert werden müssen. Kundendaten, die händisch erfasst werden. Jeder dieser Schritte ist manuell und kann durch ein TMS mit effizienter Auftragsannahme und Kundenportal verkürzt oder sogar komplett eliminiert werden.
• ‍Disposition. Tourenplanung, Zuweisung von Fahrzeugen und Fahrern, Reaktion auf kurzfristige Änderungen. Hier verbringt ein Disponent den Großteil seines Tages, und hier entfaltet Planungsunterstützung – durch Optimierung, Verfügbarkeitsansichten und Drag-and-Drop-Funktionen – die größte Hebelwirkung. Ein Disponent, der eine Tour in drei statt in fünf Minuten plant, gewinnt pro Woche mehrere Stunden Arbeitszeit zurück.
• ‍Dokumentation. Lieferscheine, Abliefernachweise, Unterschriften, Fotos, Schadensberichte. In papierbasierten Abläufen entsteht dadurch ein zweiter, völlig separater Workflow: Der Fahrer sammelt Papier, das Papier gelangt zurück ins Büro, jemand archiviert es, und drei Wochen später sucht jemand danach, weil ein Kunde eine Lieferung reklamiert. Digitale Dokumentation macht diese Kette überflüssig.
• ‍Ausführung. Fahrzeugspezifische Navigation für die geplante Route und die Abwicklung der Sendungen. Schlecht optimierte Touren führen zu unnötigen Kilometern; Umwege entstehen, wenn Fahrzeugbeschränkungen nicht berücksichtigt werden. Eine Tourenoptimierung, die fahrzeugspezifische Anforderungen einbezieht, reduziert in Kombination mit einer entsprechenden Navigation die insgesamt gefahrene Strecke.
• ‍Überwachung. Wissen, wie der Stand der Dinge ist, ohne nachfragen zu müssen. Statusverfolgung, Alarmmeldungen bei Abweichungen und Kundenbenachrichtigungen, die in Echtzeit zwischen Fahrer und Disponent synchronisiert werden. Der Mehrwert liegt hier teils in der Zeitersparnis, teils darin, Probleme frühzeitig zu erkennen – messbar ist vor allem die Zeit, die sonst für die Informationsbeschaffung draufgeht, da jeder Anruf zwei Personen unterbricht.

Fünf Bereiche. Jeder mit einem messbaren „Vorher“-Zustand, den Sie bereits kennen, weil er sich genau jetzt in Ihrem Büro abspielt.

Die benötigten Daten haben Sie bereits

Das macht die Berechnung so greifbar. Um den Wert eines TMS für Ihr Unternehmen zu schätzen, Ihr Betrieb benötigen Sie erstaunlich wenig:

• Wie viele Fahrzeuge Sie einsetzen
• Wie viele Transportaufträge oder Touren Sie pro Tag abwickeln
• Was eine Stunde Dispositionsarbeit Sie kostet
• Was ein Kilometer Sie kostet (inkl. Fahrer)
• Wie hoch die durchschnittliche Distanz einer Tour ist
• Wie lange Sie für die Erfassung und Dokumentation eines Auftrags benötigen
• Wie lange Sie für die Planung und Überwachung einer Tour benötigen

Die letzten beiden Punkte sind die einzigen Schätzwerte, und Ihre Disponenten können diese recht genau einschätzen – schließlich sind sie es, die diese Arbeit täglich erledigen. Sammeln Sie diese Zahlen, und Sie haben die Ausgangsbasis für Ihre Kalkulation.

Berechnen Sie Ihr Einsparpotenzial

Anstatt von Ihnen zu verlangen, uns blind zu vertrauen, haben wir die Kalkulation in ein Tool integriert. Mit über 40 Jahren Erfahrung im digitalen Transportmanagement haben wir ein tiefgreifendes Verständnis für das Einsparpotenzial entwickelt, das sich für Kunden unseres TMS X4fleet typischerweise ergibt. Um es Ihnen einfach zu machen, haben wir einen Rechnererstellt, der Ihr spezifisches Einsparpotenzial auf Basis Ihrer eigenen Daten ermittelt. Das ist reine Mathematik, keine Wahrsagerei. Das Ergebnis ist meist höher, als man erwartet, da die Einsparungen mit Ihrem Betrieb skalieren: Zwei Minuten Zeitersparnis bei der Auftragsannahme klingen trivial, aber bei 120 Aufträgen pro Tag und 250 Arbeitstagen sparen Sie 1.000 Stunden im Jahr. Wenn Sie zudem durch Routenoptimierung 5 km auf Ihren 100-km-Touren einsparen, spart Ihre Flotte von 50 Fahrzeugen mehr als 60.000 km pro Jahr ein.

Ziehen Sie die Lizenzkosten für das TMS ab, und Sie sehen die Einsparungen, die direkt auf Ihr Ergebnis einzahlen. Wir berechnen X4fleet pro Fahrzeug und Monat. Keine Einrichtungsgebühr, keine Vorauszahlung für Lizenzen, keine Wartungsgebühr. Das ist zum einen eine unternehmerische Entscheidung – wir sind der Meinung, dass wir unser Geld dann verdienen sollten, wenn unsere Software Ihrem Betrieb einen Mehrwert bringt –, aber es macht auch die ROI-Berechnung transparent. Wenn die Kostenseite aus einem einzigen, vorhersehbaren monatlichen Betrag besteht, der mit Ihrer Flotte skaliert, können Sie diesen direkt den Einsparungen gegenüberstellen und sehen, was übrig bleibt. Sie werden feststellen, dass die Lizenzkosten im Vergleich zum Einsparpotenzial verschwindend gering sind.

Was die Kalkulation Ihnen nicht verrät

Zwei Einschränkungen, denn ein Business Case, der auf überzogenen Versprechen basiert, hält der Realität nicht stand.

Erstens: Die Einsparungen stellen sich nicht am ersten Tag ein. Ein TMS entfaltet seinen Nutzen erst, wenn es richtig angewendet wird, die Stammdaten gepflegt sind und die Prozesse angepasst wurden. Das dauert in der Regel einige Monate. Ein realistischer Business Case berücksichtigt daher das erste Jahr nur anteilig.

Zweitens: Die größten Vorteile sind oft die, die der Rechner nicht erfassen kann. Weniger Lieferstreitigkeiten, da der Zustellnachweis sofort verfügbar und durchsuchbar ist. Höhere Kundenbindung, weil Sie die Frage „Wo ist meine Sendung?“ in Sekundenschnelle beantworten können. Die Möglichkeit, mehr Volumen zu bewältigen, ohne zusätzliches Dispositions-Personal einzustellen. Diese Vorteile sind real, oft größer als die reinen Prozesseinsparungen und zu betriebsspezifisch, um sie pauschal zu berechnen. Wir haben sie bewusst außen vor gelassen. Ein Business Case, der nur das berücksichtigt, was sich belegen lässt, ist ein Business Case, der auch den kritischen Fragen des CFO standhält.

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Möchten Sie die Zahlen für Ihren Betrieb mit jemandem durchgehen, der das schon oft gemacht hat? Sprechen Sie mit uns.