L'argumentaire commercial pour un TMS tient sur une seule page

Les économies sont mécaniques, pas magiques

Un TMS ne crée pas de valeur par une transformation mystérieuse de votre entreprise. Il crée de la valeur en supprimant des minutes sur les tâches et des kilomètres sur les tournées. C'est moins enthousiasmant que la « transformation numérique », mais cela présente un avantage considérable : c'est quantifiable. Si l'on décompose ce qui arrive réellement à une commande de transport dans la plupart des opérations, on obtient cinq domaines de processus :

• ‍Gestion des commandes. Les commandes arrivent par e-mail, téléphone, fax ou portail, et sont ressaisies dans un système. Les adresses sont recherchées et corrigées. Les données clients sont saisies manuellement. Chacune de ces étapes est une tâche manuelle qu'un TMS doté d'une saisie de commande adaptée et d'un portail client peut raccourcir, voire supprimer.
• ‍Affrètement. Création de tournées, affectation des véhicules et des chauffeurs, réaction aux imprévus. C'est là que le temps du dispatcheur est réellement consommé, et c'est là que l'aide à la planification — optimisation, vues de disponibilité, reprogrammation par glisser-déposer — a le plus d'impact. Un dispatcheur qui planifie une tournée en trois minutes au lieu de cinq vient de gagner plusieurs heures par semaine.
• ‍Documentation. Bons de livraison, preuves de livraison, signatures, photos, rapports d'avarie. Dans les opérations sur papier, cela génère un second flux de travail totalement distinct : le chauffeur récupère le papier, le papier revient au bureau, quelqu'un le classe, quelqu'un d'autre le cherche trois semaines plus tard lorsqu'un client conteste une livraison. La documentation numérique supprime cette chaîne.
• ‍Exécution. Navigation étape par étape spécifique au véhicule pour l'itinéraire prévu, traitement des expéditions. Des tournées mal optimisées signifient des kilomètres parcourus inutilement ; des détours surviennent lorsque les restrictions routières liées aux véhicules ne sont pas prises en compte. L'optimisation des tournées respectant les contraintes spécifiques aux véhicules, combinée à une navigation adaptée, réduit la distance totale parcourue.
• ‍Suivi. Savoir où en sont les choses sans avoir à demander. Suivi des statuts, alertes sur les exceptions, notifications aux clients, synchronisés en temps réel entre le chauffeur et le dispatcheur. La valeur réside ici en partie dans le temps gagné et en partie dans les problèmes détectés tôt — la partie quantifiable est le temps passé à chercher des informations, car chaque appel interrompt deux personnes.

Cinq domaines. Chacun avec un état « avant » mesurable que vous connaissez déjà, car il se produit dans vos bureaux en ce moment même.

Les données dont vous avez besoin sont celles que vous possédez déjà

Voici ce qui rend le calcul réalisable. Pour estimer la valeur d'un TMS pour votre opération, vous n'avez besoin que de très peu de choses :

• Combien de véhicules vous exploitez
• Combien d'ordres de transport ou de tournées vous gérez par jour
• Quel est le coût horaire d'un répartiteur
• Quel est votre coût au kilomètre (chauffeur inclus)
• Quelle est la distance moyenne que vous parcourez par tournée
• Combien de temps vous faut-il pour traiter et documenter une commande
• Combien de temps vous faut-il pour planifier et suivre une tournée

Les deux derniers points sont les seules estimations, et ce sont des estimations que vos répartiteurs peuvent effectuer avec une précision raisonnable — ce sont eux qui s'en chargent au quotidien. Rassemblez ces chiffres, et vous aurez le point de départ de votre calcul.

Calculez votre potentiel d'économies

Plutôt que de vous demander de nous croire sur parole, nous avons intégré ce calcul dans un outil. Forts de plus de 40 ans d'expérience dans la gestion numérique du transport, nous avons acquis une compréhension approfondie du potentiel d'économies qui se concrétise généralement pour les clients de notre TMS X4fleet. Pour vous simplifier la tâche, nous avons mis au point un calculateur, qui détermine votre potentiel d'économies spécifique en se basant sur vos propres données. C'est de l'arithmétique, pas de la divination. Le résultat est généralement plus important que ce que les gens imaginent, car les économies augmentent avec votre activité : deux minutes gagnées sur la saisie d'une commande semblent dérisoires, mais sur 120 commandes par jour et 250 jours ouvrés, vous économisez 1 000 heures par an. Ajoutez à cela une économie de 5 km sur vos tournées de 100 km grâce à l'optimisation des itinéraires, et votre flotte de 50 véhicules vous permet d'économiser plus de 60 000 km par an.

Déduisez le coût de licence du TMS et vous verrez les économies qui viendront gonfler vos bénéfices. Nous facturons X4fleet par véhicule et par mois. Pas de frais de mise en service, pas de frais de licence initiaux, pas de frais de maintenance. C'est en partie un choix commercial — nous pensons que nous devons gagner notre argent lorsque notre logiciel apporte de la valeur à votre activité — mais c'est aussi ce qui rend le calcul du retour sur investissement transparent. Lorsque le coût est un montant mensuel unique et prévisible qui évolue avec votre flotte, vous pouvez le comparer directement au montant des économies pour voir ce qu'il reste. Vous constaterez que le coût de la licence est largement compensé par le potentiel d'économies.

Ce que le calcul ne vous dira pas

Deux mises en garde, car un business case basé sur des promesses excessives s'effondre dès qu'il se confronte à la réalité.

Premièrement, les économies ne se font pas sentir dès le premier jour. Un TMS délivre sa valeur une fois que les équipes l'utilisent correctement, que les données de base sont propres et que les processus ont été adaptés. Cela prend généralement quelques mois. Un business case réaliste doit donc pondérer la première année.

Deuxièmement, les avantages les plus importants sont souvent ceux que le calculateur ne prend pas en compte. Moins de litiges liés à la livraison grâce à une preuve de livraison instantanée et consultable. Une meilleure fidélisation client, car vous pouvez répondre à la question « où est mon colis ? » en quelques secondes. La capacité de gérer un volume plus important sans recruter de répartiteurs supplémentaires. Ces avantages sont bien réels, souvent plus significatifs que les économies de processus, mais trop spécifiques à chaque opération pour être modélisés de manière générique. Nous les avons délibérément exclus. Un business case qui ne prend en compte que ce qui est justifiable est un business case qui résiste aux questions du directeur financier.

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