La présente déclaration de confidentialité (»Remarque«) est émis par Xplanis AG (»L'entreprise« ou »nous, notre«) et s'adresse à ces personnes (»vous» ou »votre») dont nous traitons les données personnelles, en tant que personnes concernées, dans le cadre de nos activités commerciales. Les autres termes en majuscules utilisés dans le présent Avis ont la signification définie à l'Annexe 1.

Nous nous engageons à protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles. Le présent Avis décrit la manière dont nous collectons et utilisons les données personnelles pour chacun des publics énumérés dans la section 2 ci-dessous et explique comment nous traitons ces données personnelles conformément aux lois sur la confidentialité des données.

Veuillez noter que nous et nos sociétés affiliées pouvons publier d'autres avis de confidentialité relatifs à notre traitement des données personnelles dans des situations spécifiques. Veuillez vous référer à l'avis pertinent qui vous est envoyé de temps à autre.

1. À propos de nous

Cet avis est donné par la société dont le siège social est situé à Zentweg 7, 3006 Bern, Suisse.  

Vous pouvez nous contacter par courrier à cette adresse ou par e-mail à office@xplanis.com.

Nous agissons en tant que Contrôleur des données pour certaines données personnelles collectées en relation avec ce site Web et les plateformes que nous exploitons, y compris, mais sans s'y limiter, X4fleet.

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2. Quelles informations collectons-nous

Le présent Avis concerne une série d'activités de traitement des données entreprises par la Société. La plupart des informations que nous collectons sont des informations fournies directement par vous. Cela peut inclure :

• informations de contact : informations telles que le nom, le titre du poste, le nom de l'entreprise, le département, l'adresse e-mail, l'adresse postale physique, le numéro de téléphone, le nom d'utilisateur ;
• informations professionnelles : description du poste et informations connexes, telles que la fonction ou le poste auquel une fonction relève au sein de l'entreprise ; informations sur l'entreprise, telles que la taille ou le nombre d'employés ; publications professionnelles ou commerciales auxquelles vous êtes abonné et formations connexes auxquelles vous avez participé ;
• données d'enregistrement de compte : pour créer un compte utilisateur X4fleet, qui est requis pour certains produits et services, nous collecterons vos coordonnées (y compris un nom d'utilisateur unique), certaines informations professionnelles et un mot de passe unique, qui peut être associé à un code d'activation spécifique à la ou aux licences que vous avez achetées ;
• informations relatives à l'exécution et à la vérification des licences : pour certains produits et services, nous pouvons collecter et associer un identifiant d'appareil à votre compte utilisateur Xplanis ou à votre adresse e-mail enregistrée afin de gérer les licences actives attribuées à votre compte ; la vérification des licences peut nous obliger à comparer cet identifiant d'appareil et les données de compte aux licences actives via une connexion Internet à votre appareil, à la fois lors de l'activation et dans le cadre d'une fonction d'actualisation régulière des licences par abonnement (plus de détails se trouvent dans les conditions générales) et produit descriptions des produits et services individuels) ;
• informations relatives à la fourniture d'une assistance pour nos produits : lorsque vous nous contactez pour obtenir de l'aide relative aux services, vous pouvez nous fournir vos coordonnées, les identifiants de votre appareil ou de votre produit et les journaux de votre utilisation du produit sous licence (qui peuvent inclure votre adresse IP et/ou d'autres identifiants d'appareil, des données de localisation et des données d'utilisation relatives au moment et à la manière dont vous utilisez le produit)
• analyse des données : lorsque vous utilisez nos produits, certaines données analytiques anonymisées, telles que l'utilisation des fonctionnalités, les informations d'utilisation des licences et les informations d'erreur, peuvent nous être communiquées à des fins d'amélioration des produits ; pour certains produits, vous devrez expressément accepter la collecte de données analytiques afin de recevoir des offres supplémentaires, telles que des informations sur votre utilisation des produits sous licence et pour aider au dépannage pour le support client.

Nous pouvons également collecter et traiter les informations obtenues via le Site ou l'appareil que vous utilisez, notamment :

• les informations de localisation (y compris les signaux GPS envoyés par un appareil mobile, les informations de localisation collectées sur les réseaux sociaux ou les données de capteurs ou d'adresses IP de votre appareil) ;
• des informations provenant de cookies, de balises Web ou d'Internet, y compris votre adresse IP, le type de navigateur, le système d'exploitation, le nom de domaine, les temps d'accès, les pages que vous visitez sur notre site Web et les adresses des sites Web de référence ;
• en utilisant des serveurs de messagerie de services tiers pour envoyer et suivre la réception des communications, analyser le schéma de ces communications à des fins de confiance et de sécurité, ainsi que pour collecter des données, telles que des données de demande, afin de nous aider à mieux comprendre notre activité : et
• d'autres informations, lorsqu'elles sont soumises sur le Site ou par d'autres moyens, telles que les réponses ou les opinions que vous fournissez si vous participez à un groupe de discussion, à un concours, à une activité ou à un événement, les commentaires que vous fournissez sur nos produits ou services, les informations que vous fournissez si vous postulez à un emploi chez Xplanis, demandez de l'aide, interagissez avec nos comptes de réseaux sociaux ou communiquez de toute autre manière avec Xplanis.

Enfin, nous pouvons utiliser des informations accessibles au public pour vérifier les informations qui nous sont fournies et pour gérer et développer nos activités.

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3. Comment traitons-nous vos données personnelles

Nous traitons les informations collectées à votre sujet comme indiqué dans la présente Politique de confidentialité et conformément à vos instructions. Xplanis est un sous-traitant des données clients et/ou des données personnelles et vous êtes le responsable du traitement. Notre objectif principal en collectant des données personnelles est de vous fournir les services que vous avez demandés et ceux qui, selon nous, optimiseront votre utilisation du site et de nos services. Nous pouvons utiliser les données personnelles aux fins suivantes :

• pour fournir les informations, les services ou répondre à votre demande et les services après-vente connexes ;
• pour vous identifier et vous contacter de temps à autre pour vous informer des mises à jour de produits ou de services ;
• pour envoyer d'autres messages utiles au service que nous fournissons ;
• pour gérer notre relation avec vous et effectuer toute administration connexe ;
• pour fournir du contenu, des services et des publicités personnalisés, ciblés ou basés sur la localisation de notre part et de ceux de services tiers ;
• pour promouvoir nos services ou ceux de nos partenaires, y compris par e-mail et via les réseaux sociaux ;
• pour comparer l'exactitude des informations et les vérifier auprès de services tiers ;
• pour détecter, étudier et prévenir les activités qui, selon nous, peuvent être potentiellement illégales, illégales ou nuisibles et pour appliquer notre Politique de protection des données et/ou nos conditions de licence ou tout autre objectif mentionné dans les présentes ou dans celles-ci.
• pour effectuer des études, y compris des études de marché, des études statistiques sur le trafic du site, les ventes et d'autres informations commerciales afin de nous aider à améliorer les services que nous vous proposons et à personnaliser le site.
• pour évaluer votre candidature pour travailler avec nous.

4. Qui peut utiliser vos informations ?

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Conformité à l'obligation légale :

Nous pouvons traiter des données personnelles pour appliquer nos politiques, pour nous conformer à nos obligations légales ou dans l'intérêt de la sécurité, de l'intérêt public ou en réponse à des demandes des autorités chargées de l'application de la loi, de la réglementation ou du gouvernement. Nous pouvons également divulguer certaines données personnelles dans le cadre d'une procédure légale ou pour protéger nos biens, notre sécurité, nos personnes et d'autres droits ou intérêts légitimes, comme le permet la loi.

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Prestation des services :

Nous pouvons partager vos informations, qui peuvent inclure des données personnelles, avec des services tiers. Les exemples de services tiers que nous utilisons incluent l'hébergement de nos serveurs Web, l'analyse des données sur la façon dont nos produits sont utilisés, la mise en œuvre et le suivi des initiatives marketing et la fourniture de services d'assistance à la clientèle. Dans certains cas, vous pouvez fournir des données personnelles directement à un tiers qui fournit un service pour le compte de Xplanis. Lorsque vous fournissez des données personnelles directement à l'un de nos fournisseurs de services tiers, la politique de protection des données et les conditions d'utilisation de ce fournisseur seront mises à votre disposition et s'appliqueront à la transaction. Tous les fournisseurs de services tiers Xplanis collecteront ou n'auront accès à des données personnelles que dans la mesure nécessaire à la prestation du service et ne peuvent pas utiliser vos données à d'autres fins.

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À l'usage des partenaires :

Nous pouvons partager des données personnelles :

• avec nos filiales ;
• avec des revendeurs, des distributeurs et/ou des partenaires de distribution ; ou

Vous pouvez accéder à notre site ou à notre portail via un lien hypertexte depuis le site Web ou une publicité de l'un de nos partenaires commerciaux. Si tel est le cas, certaines données personnelles, telles que les informations générales d'achat et les détails sur la façon dont vous utilisez notre site, peuvent être partagées avec ce partenaire commercial afin d'analyser et d'améliorer la fourniture de services et les initiatives marketing.

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5 Services et liens tiers

Le site et nos plateformes peuvent contenir des liens vers des services tiers. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité ou du contenu de ces sites Web. Par conséquent, veuillez lire attentivement les politiques de confidentialité de ces liens ou sites Web avant d'accepter leurs conditions ou d'utiliser ces sites Web.

Les serveurs utilisés par les services tiers, y compris les sites de réseaux sociaux, peuvent ne pas être sécurisés. Malgré les mesures de sécurité raisonnables prises par Xplanis et ses fournisseurs de services tiers, l'utilisation d'Internet n'est pas sécurisée et un accès illégal ou non autorisé à des transmissions ou à des données privées est possible.

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6 Comment protégeons-nous vos informations ?

En tenant compte des types de données que nous collectons et des activités liées aux données que nous menons pour fournir des produits et services, nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables et appropriées pour nous protéger contre tout accès non autorisé ou illégal aux données personnelles. Bien qu'aucun système ne soit totalement sécurisé, nous pensons que les mesures mises en œuvre par Xplanis pour fournir les services réduisent notre vulnérabilité potentielle à un niveau adapté aux types de données traitées.

Outre les mesures de sécurité que nous avons mises en place pour protéger notre base de données d'utilisateurs, il est de votre responsabilité de protéger vos données personnelles en prenant les mesures suivantes :

• lorsque vous avez créé un compte utilisateur Xplanis, protégez votre mot de passe et votre nom d'utilisateur uniques et n'utilisez pas les mêmes informations d'accès pour d'autres sites et services ;
• assurez-vous de vous déconnecter de votre compte utilisateur Xplanis lorsque vous ne l'utilisez pas ;
• n'utilisez pas de connexions Wi-Fi ou d'accès partagées inconnues ou non sécurisées pour saisir ou transmettre des données personnelles, y compris des mots de passe et autres informations d'accès ;
• maintenir une bonne sécurité sur Internet, par exemple en nous informant rapidement si vous pensez que votre compte utilisateur Xplanis ou tout autre compte que vous avez associé à votre compte utilisateur Xplanis a été compromis ; et
• comme pour la plupart des informations partagées sur Internet, n'oubliez pas que les informations que vous partagez sur nos sites, par exemple en commentant un article de blog, peuvent être indexées par les moteurs de recherche, y compris Google, ce qui peut signifier que les informations sont rendues publiques. Ne publiez pas de données confidentielles ou sensibles lorsque vous utilisez les Sites ou l'un de nos services.

7 Où sont traitées vos informations ?

Les données personnelles peuvent être traitées et stockées sur nos serveurs ou sur les serveurs de nos fournisseurs de services tiers, en Europe ou dans d'autres pays dans lesquels nous exerçons nos activités. Cela signifie que lorsque nous collectons des données personnelles, nous pouvons transférer et traiter ces données dans l'un de ces pays, y compris dans des pays autres que celui dans lequel vous résidez. Bien que les données personnelles puissent être transférées vers des pays dont les lois de protection des données diffèrent de celles qui s'appliquent dans votre pays et qui, dans certains cas, peuvent être moins protectrices, nous prendrons les mesures nécessaires telles que le cryptage, l'anonymisation et des protocoles de transfert de données sécurisés pour garantir que les données personnelles sont protégées conformément à la législation applicable en matière de protection des données et à la présente Politique de protection des données. Nous avons mis en place des garanties appropriées, y compris des obligations contractuelles requises par la loi, avec nos fournisseurs de services tiers avec lesquels nous pouvons partager des données personnelles.

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8 Communications commerciales

Comme indiqué ci-dessus, nous (ou, dans certains cas, les fournisseurs de services tiers) pouvons utiliser vos informations pour vous envoyer des informations marketing conformément aux préférences marketing que vous avez sélectionnées lors de la fourniture de vos informations. Vous pouvez choisir de ne plus recevoir de communications marketing à tout moment par les moyens suivants.

1. Contactez-nous à l'adresse office@xplanis.com en indiquant « REMOVE » dans la ligne d'objet ; ou
2. Suivez les instructions incluses dans chaque communication ou newsletter.

N'oubliez pas que si vous modifiez vos préférences, l'entrée en vigueur de celles-ci peut prendre un certain temps. En vous désabonnant des communications marketing, vous continuerez à recevoir des communications (y compris des e-mails) relatives à votre compte utilisateur et aux services, y compris des mises à jour de produits, des formations et des communications liées à la facturation, à la maintenance et à l'assistance.

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9 Combien de temps conservons-nous vos informations ?

Nous ne conserverons les données personnelles que le temps nécessaire aux fins énoncées dans la présente Politique de protection des données, ou conformément à la loi applicable, puis nous les supprimerons. Cela peut inclure la conservation de certaines de vos informations après la désactivation de votre compte pendant la période nécessaire pour permettre à Xplanis de poursuivre ses intérêts commerciaux légitimes, de réaliser des audits, de respecter (et démontrer le respect) des obligations légales, de résoudre les litiges et de faire appliquer nos accords.

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10 Droits des personnes concernées

Vous disposez des droits suivants, qui peuvent être modifiés de temps à autre par la loi applicable :

• Si vous souhaitez accéder aux données personnelles que nous conservons à votre sujet, les corriger, les mettre à jour ou en demander la suppression, vous pouvez le faire à tout moment en nous contactant à l'adresse suivante : office@xplanis.com.
• Si vous résidez dans l'Union européenne, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles, demander que nous limitions le traitement de vos données personnelles ou demander la portabilité de vos données personnelles, conformément au règlement UE 2016/679 (Règlement général sur la protection des données). Vous pouvez faire toute demande dans cette section en nous contactant à l'adresse suivante : office@xplanis.com.
• Si nous avons collecté et traité vos données personnelles sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment (désinscription). Le retrait de votre consentement n'affectera pas la licéité du traitement que nous avons effectué avant votre retrait, ni le traitement de vos données personnelles effectué sur la base de motifs de traitement légaux autres que le consentement (comme le traitement basé sur des intérêts légitimes).
• Vous avez le droit de porter plainte auprès d'une autorité de protection des données concernant notre collecte et notre utilisation de vos données personnelles. Pour plus d'informations, veuillez contacter votre autorité locale de protection des données.

Nous répondons à toutes les demandes que nous recevons de personnes souhaitant exercer leurs droits en matière de protection des données conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

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11 commentaires

Lorsque les visiteurs laissent des commentaires sur le Site, nous collectons les données figurant dans le formulaire de commentaires, ainsi que l'adresse IP du visiteur et la chaîne de l'agent utilisateur du navigateur pour faciliter la détection du spam.

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12 biscuits

Si vous laissez un commentaire sur notre site, vous pouvez choisir d'enregistrer votre nom, votre adresse e-mail et votre site Web dans des cookies. Elles sont destinées à vous faciliter la tâche afin que vous n'ayez pas à remplir à nouveau vos coordonnées lorsque vous laissez un autre commentaire. Ces cookies ont une durée de vie d'un an.

Si vous avez un compte et que vous vous connectez à notre site Web, nous installerons un cookie temporaire pour déterminer si votre navigateur accepte les cookies. Ce cookie ne contient aucune donnée personnelle et est supprimé lorsque vous fermez votre navigateur.

Lorsque vous vous connectez, nous installons également plusieurs cookies pour enregistrer vos informations de connexion et vos choix d'affichage à l'écran. Les cookies de connexion ont une durée de vie de 2 jours et les cookies liés aux options d'écran ont une durée de vie d'un an. Si vous sélectionnez « Se souvenir de moi », votre identifiant sera conservé pendant 2 semaines. Si vous vous déconnectez de votre compte, les cookies de connexion seront supprimés.

Si vous modifiez ou publiez un article, un cookie supplémentaire sera enregistré dans votre navigateur. Ce cookie ne contient aucune donnée personnelle et indique simplement l'identifiant de publication de l'article que vous venez de modifier. Il expire au bout d'un jour.

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13 Contenu intégré provenant d'autres sites Web

Les articles de ce site peuvent inclure du contenu intégré (par exemple des vidéos, des images, des articles, etc.). Le contenu intégré d'autres sites Web se comporte exactement de la même manière que si le visiteur avait visité l'autre site Web.

Ces sites Web peuvent collecter des données vous concernant, utiliser des cookies, intégrer un suivi tiers supplémentaire et surveiller votre interaction avec ce contenu intégré, y compris le suivi de votre interaction avec le contenu intégré si vous possédez un compte et êtes connecté à ce site Web.

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14 Combien de temps conservons-nous vos données ?

Si vous laissez un commentaire, celui-ci et ses métadonnées sont conservés indéfiniment. Cela nous permet de reconnaître et d'approuver automatiquement tous les commentaires de suivi au lieu de les placer dans une file d'attente de modération.

Pour les utilisateurs qui s'inscrivent sur nos sites ou plateformes (le cas échéant), nous stockons également les informations personnelles qu'ils fournissent dans leur profil utilisateur. Tous les utilisateurs peuvent voir, modifier ou supprimer leurs informations personnelles à tout moment (sauf qu'ils ne peuvent pas changer leur nom d'utilisateur). Les administrateurs du site Web peuvent également consulter et modifier ces informations.

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15 Quels sont vos droits sur vos données ?

Si vous avez un compte sur notre Site ou nos plateformes, ou si vous avez laissé des commentaires, vous pouvez demander à recevoir un fichier exporté des données personnelles que nous détenons à votre sujet, y compris les données que vous nous avez fournies. Vous pouvez également nous demander d'effacer toutes les données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela n'inclut pas les données que nous sommes tenus de conserver à des fins administratives, légales ou de sécurité.

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16 Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions concernant cette Politique de protection des données, les pratiques de ce Site ou vos relations avec ce Site, nous vous encourageons à nous contacter à l'adresse office@xplanis.com. Vous pouvez également nous appeler au +41 31 359 24 54. L'adresse de notre site Web est la suivante : https://www.xplanis.com/‍

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Annexe 1: Définitions

• « Lois sur la confidentialité des données » désigne les lois sur la protection des données et la confidentialité applicables au traitement des données personnelles par la Société, y compris le Règlement général sur la protection des données de l'UE (« RGPD ») et la Loi fédérale suisse sur la protection des données, y compris ses ordonnances d'exécution (« FADP ») » ;
• Les « données personnelles » désignent toute information permettant d'identifier une personne physique, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs facteurs propres à son identité physique, physiologique, mentale, économique, culturelle ou sociale. Les données sont considérées comme personnelles lorsqu'elles permettent à quiconque de relier des informations à une personne spécifique, même si la personne ou l'entité détenant ces données ne peut pas établir ce lien ;
• « Traitement » désigne toute opération ou ensemble d'opérations effectué sur des données personnelles, que ce soit par des moyens automatiques ou non, y compris, mais sans s'y limiter, la collecte, l'enregistrement, l'organisation, le stockage, l'accès, l'adaptation, la modification, la récupération, la consultation, l'utilisation, la divulgation, la diffusion, la mise à disposition, l'alignement, la combinaison, le blocage, la suppression, l'effacement ou la destruction (et « Processus », « Processus » et « Traités » doivent être interprétés en conséquence) ;
• « Responsable du traitement » désigne la personne ou l'entreprise qui, seule ou conjointement avec d'autres, détermine la finalité et la manière dont les données personnelles sont traitées ;
• « Sous-traitant » désigne la personne ou la société qui traite les données personnelles pour le compte du responsable du traitement ;
• « Personne concernée » désigne une personne physique identifiée ou identifiable dont les données personnelles sont traitées ;
• « EEE » désigne l'Espace économique européen ;
• « Intérêts légitimes » : il s'agit d'un motif qui peut être utilisé par les organisations comme base légale du traitement, par exemple lorsque les données personnelles sont utilisées d'une manière raisonnablement prévisible ou s'il existe une raison impérieuse justifiant le traitement ;
• « États membres » désigne les pays qui font partie de l'Union européenne ;
• Les « prestataires de services » sont un ensemble de tiers auxquels nous sous-traitons certaines fonctions de notre activité. Par exemple, nous avons des fournisseurs de services qui fournissent/prennent en charge des applications ou des systèmes informatiques, ce qui signifie que vos données personnelles seront hébergées sur leurs serveurs, mais sous notre contrôle et notre direction. Nous exigeons de tous nos prestataires de services qu'ils respectent la confidentialité et la sécurité des données personnelles.

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