Die besten TMS-Projekte beginnen kleiner als man denkt

Es gibt eine altbewährte Methode, Transportsoftware einzuführen, und die sieht in etwa so aus: Man beginnt mit einem Anforderungsworkshop. Jede Abteilung beschreibt ihre Arbeitsweise. Ein Lastenheft wächst auf achtzig Seiten an. Der Anbieter konfiguriert das System entsprechend. Sechs oder neun Monate später geht alles auf einmal live. Und dann stellt man fest, welche dieser achtzig Seiten beschrieben, wie Sie tatsächlich arbeiten, und welche beschrieben, wie jemand dachte, dass Sie arbeiten, oder sich wünschte, dass Sie arbeiten, oder wie Sie 2019 einmal gearbeitet haben.

Dieser Ansatz hat eine intuitive Logik – alles richtig machen, bevor man live geht –, aber er verkehrt das tatsächliche Risiko ins Gegenteil. Er maximiert die Zeit, bevor man überhaupt etwas lernt, und konzentriert das gesamte Lernen auf den stressigsten Moment überhaupt. Es gibt einen besseren Weg, und der ist nicht kompliziert: Gehen Sie mit einem funktionierenden Kern live und passen Sie das System dann basierend auf den Erkenntnissen aus dem laufenden Betrieb an.

Warum ein kleiner Start besser funktioniert

Drei Gründe, in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit:

Sie lernen durch den Betrieb, nicht durch Workshops. Ein Disponent, der seinen Prozess in einem Besprechungsraum beschreibt, liefert Ihnen eine idealisierte, aufgeräumte Version – nicht, weil er unehrlich ist, sondern weil das Gedächtnis so funktioniert. Derselbe Disponent, der das System zwei Wochen lang nutzt, wird Ihnen genau sagen, was daran nicht stimmt, und zwar in konkreten und umsetzbaren Punkten. Die reale Nutzung ist ein weitaus besseres Instrument zur Anforderungserhebung als jeder Workshop.

Der Mehrwert beginnt früher. Ein System, das im dritten Monat live geht und 70 % Ihres Betriebs abdeckt, liefert über ein Jahr hinweg mehr Wert als eines, das erst im neunten Monat live geht und 95 % abdeckt. Der Vorsprung summiert sich – und das frühere System hat bereits sechs Monate zusätzliche Erfahrung im Rücken.

Die Organisation verkraftet Veränderungen in kleinen Dosen besser. Von einem Betrieb zu verlangen, eine neue Arbeitsweise für alle Prozesse gleichzeitig zu übernehmen, ist viel verlangt, besonders von den Mitarbeitern, die nebenbei auch noch das Tagesgeschäft am Laufen halten müssen. Sequenzielle Veränderungen, bei denen jeder Schritt klein genug ist, um angenehm zu sein, werden akzeptiert. „Big-Bang“-Veränderungen werden hingegen oft umgangen.

Was „klein anfangen“ wirklich bedeutet

Es bedeutet nicht, mit einem abgespeckten System zu starten. Es bedeutet, mit sinnvollen Standardeinstellungen zu beginnen, anstatt mit individuellen Konfigurationen.

Ein Transportmanagementsystem beinhaltet eine Vielzahl von Entscheidungen: wie Stammdaten strukturiert sind, wie Aufträge definiert werden, wie mit Ausnahmen umgegangen wird, was der Fahrer sieht, welche Dokumente wann generiert werden, wie Kunden benachrichtigt werden usw. Jeder dieser Punkte kann auf Ihren Betrieb zugeschnitten werden. Einige davon müssen zu Beginn jedoch nicht angepasst werden.

Wir liefern X4fleet mit Standardeinstellungen aus, die aus einer Vielzahl von Transportbetrieben stammen. Sie sind nicht willkürlich – sie bilden ab, wie die Mehrheit der Transportunternehmer arbeitet, und für einen erheblichen Teil Ihrer Prozesse werden sie schlichtweg passen. Wenn Sie dort ansetzen, sind Sie schnell produktiv und können Ihre Konfigurationsarbeit dort investieren, wo sie Sie tatsächlich vom Wettbewerb abhebt.

Unsere Faustregel lautet: Passen Sie dort an, wo es einen Wettbewerbsvorteil bringt, und übernehmen Sie den Standard, wo es nur eine Gewohnheit ist. Die Unterscheidung ist oft klar, sobald man sich diese Frage stellt. Ihr spezifischer Umgang mit Zeitfenstern auf Baustellen mag ein echter Differenzierungsfaktor sein. Die exakte Farbcodierung Ihrer Tourenplanung ist es wahrscheinlich nicht – und falls sich nach drei Monaten Nutzung herausstellt, dass sie doch wichtig ist, können Sie sie dann immer noch ändern, mit dem nötigen Wissen, warum.

Ein bewährter Ablauf

Jeder Betrieb ist anders, aber eine phasenweise Einführung folgt meist diesem Muster.

Phase 1 — Der Kern, live. Stammdaten (Kunden, Standorte, Fahrzeuge, Fahrer, Produkte usw.), Auftragserfassung, Tourenplanung und die Fahrer-App. Überall dort, wo es möglich ist, mit Standardeinstellungen. Das reicht aus, um echte Transporte abzuwickeln und Whiteboards oder Tabellenkalkulationen zu ersetzen. Ziel: Wochen, nicht Quartale.

Phase 2 — Die Anbindung der Nachbarsysteme. Schnittstellen zu den Systemen rund um das TMS: ERP und Buchhaltung, Telematik, Kundenportale, EDI-Anbindungen zu Stammkunden. Bewusst erst später, da sich Integrationen leichter spezifizieren lassen, wenn man weiß, wie das TMS tatsächlich genutzt wird – und weil eine verfrühte Integration Prozesse festschreibt, die man vielleicht noch ändern möchte.

Phase 3 — Die Prozesse schließen. Digitale Abliefernachweise, Statusrückmeldungen ins Büro, Kundenbenachrichtigungen. Hier zeigen sich die Einsparungen bei Dokumentation und Kommunikation, und hier beginnt sich der Betrieb anders anzufühlen, anstatt nur anders auszusehen.

Phase 4 — Optimieren und spezialisieren. Auf Ihre Anforderungen abgestimmte Routenoptimierung, automatisierte Planungsregeln, branchenspezifische Abwicklung, Reporting basierend auf den Fragen, die Sie tatsächlich stellen. Hier zahlt sich der Konfigurationsaufwand aus, und hier verfügen Sie nun über die nötige operative Erfahrung, um das System gezielt zu steuern.

Jede Phase liefert ein funktionierendes System. Nichts bleibt halbfertig liegen, um auf einen späteren Schritt zu warten.

Wo Projekte stecken bleiben

Zwei Warnungen, denn ein Leitfaden, der nur den Idealfall beschreibt, ist wenig nützlich.

Die Qualität der Stammdaten ist das eigentliche Projektrisiko. Nicht die Software, nicht die Schnittstellen – sondern die Adressen, die Kundendatensätze, die Fahrzeugspezifikationen. Betriebe unterschätzen routinemäßig den Bereinigungsaufwand, dabei hängt jedes nachgelagerte Feature davon ab. Routenoptimierung mit ungenauer Geokodierung führt zu Plänen, die in der Realität nicht bestehen. Beginnen Sie mit dieser Arbeit früher, als Sie denken.

„Das passen wir später an“ muss ein konkreter Plan sein. Der Start mit Standardeinstellungen funktioniert nur, wenn es einen festen Termin gibt, um diese zu überprüfen. Ohne diesen wird aus „das passen wir an, wenn wir es genutzt haben“ ein „dazu sind wir nie gekommen“, und drei Jahre später arbeiten die Leute immer noch mit einer Standardeinstellung, die schon im vierten Monat nicht mehr passte. Planen Sie die Überprüfung direkt zum Go-live im Kalender ein.

Sie sollten das nicht alleine tun

Eines lässt sich nicht einfach verkleinern: die Erfahrung damit, was alles schiefgehen kann.

Die Entscheidungen zur Reihenfolge bei der Einführung eines TMS – was in Phase eins enthalten sein soll, welche Standardeinstellungen beibehalten werden, wann Stammdaten sauber genug sind, ob eine Integration vor oder nach dem Go-live erfolgen sollte – sind Ermessenssache. Sie lassen sich viel leichter treffen, wenn man die Auswirkungen bereits einmal miterlebt hat. Genau das bringt unser Implementierungsteam mit. Es geht nicht nur um die Systemkonfiguration, sondern auch darum, Einspruch zu erheben, wenn eine Entscheidung zum Projektumfang in sechs Monaten zu Problemen führen könnte. Aus demselben Grund bleiben wir auch nach dem Go-live an Ihrer Seite.

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Sie überlegen, wie eine TMS-Einführung in Ihrem Unternehmen aussehen könnte? Lassen Sie uns darüber sprechen.